GRAVİTAL MEDYA İLETİŞİM DANIŞMANLIĞI ANONİM ŞİRKETİ

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ, SAKLANMASI, KORUNMASI VE İMHASI POLİTİKASI

 

1. Politika’nın Konusu ve Yürürlüğü

İşbu Politika ve Kuralları 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) 7 Nisan 2016 tarihinde yürürlüğe girmesi ile Kanun’da “veri sorumlusu” olarak sınıflandırılan ve kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişilerden sayılan “Gravital Medya İletişim Danışmanlığı A.Ş.” (“Şirket”)’nin Kanun kapsamında şirket içinde uymakla yükümlü olduğu kuralları belirlemektedir.

2. Tanımlar ve Kısaltmalar

2.1. Tanımlar

Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.

Anonim Hale Getirme: Kişisel verinin, kişisel veri niteliğini kaybedecek ve bu durumun geri alınamayacağı şekilde değiştirilmesidir. Ör: Maskeleme, toplulaştırma, veri bozma vb. tekniklerle kişisel verinin bir gerçek kişi ile ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.

Başvuru Formu: Kişisel veri sahiplerinin haklarını kullanmak için yapacakları başvuruyu içeren “6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Gereğince İlgili Kişi (Kişisel Veri Sahibi) Tarafından Veri Sorumlusuna Yapılacak Başvurulara İlişkin Başvuru Formu”.

Çalışan Adayı: Şirketimize herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini Şirketimizin incelemesine açmış olan gerçek kişiler.

İş Birliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları ve Yetkilileri: Şirketimizin her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğu kurumlarda (iş ortağı, tedarikçi gibi, ancak bunlarla sınırlı olmaksınız) çalışan, bu kurumların yetkilileri dahil olmak üzere, gerçek kişiler.

İş Ortağı: Şirketimizin ticari faaliyetlerini yürütürken bizzat veya Grup Şirketleri ile birlikte muhtelif projeler yürütmek, hizmet almak gibi amaçlarla iş ortaklığı kurduğu taraflar.

Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. Dolayısıyla tüzel kişilere ilişkin bilgilerin işlenmesi Kanun kapsamında değildir. Örneğin; ad-soyad, TCKN, e-posta, adres, doğum tarihi, kredi kartı numarası vb.

Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

Kişisel Veri Sahibi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. Örneğin; çalışan adayları.

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler.

Şirket Yetkilisi: Şirketimizin yönetim kurulu üyesi ve diğer yetkili gerçek kişiler.

Tedarikçi: Şirketimizin ticari faaliyetlerini yürütürken Şirketimizin emir ve talimatlarına uygun olarak sözleşme temelli olarak Şirketimize hizmet sunan taraflar.

Üçüncü Kişi: Politika kapsamında farklı bir şekilde tanımlanmamış olan, kişisel verileri Politika kapsamında işlenen gerçek kişiler (Ör: Kefil, refakatçi, aile bireyleri ve yakınlar, eski çalışanlar).

Veri Envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter.

Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi. Örneğin, Şirketimizin verilerini tutan bulut bilişim firması, scriptler çerçevesinde arama yapan call-center firması vb.

Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği otomatik ya da otomatik olmayan her türlü kayıt sistemi.

Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri (veri kayıt sistemi) yöneten kişi.

Yetki Matrisi: Şirketimizde kullanılan elektronik ya da fiziksel ortamda saklanan kişisel verilere erişim yetkilerinin kayıt altına alındığı belgedir.

Ziyaretçi: Şirketimizin sahip olduğu fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerimizi ziyaret eden gerçek kişiler.

2.2. Kısaltmalar

KVKK (“Kanun”): 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan, 24 Mart 2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

Anayasa: 9 Kasım 1982 tarihli ve 17863 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan; 7 Kasım 1982 tarihli ve 2709 sayılı Türkiye Cumhuriyeti Anayasası.

Kurul (“Kurul”): Kişisel Verileri Koruma Kurulu

KVK Kurumu (“Kurum”): Kişisel Verileri Koruma Kurumu

Şirket: Gravital Medya İletişim Danışmanlığı A.Ş.

Politika: Şirketimizin Kişisel Verilerin Korunması ve Gizlilik Politikası

Türk Ceza Kanunu (“TCK”): 12 Ekim 2004 tarihli ve 25611 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan; 26 Eylül 2004 tarihli ve 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu.

3. Amaç

Şirketimiz tarafından yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin korunmasına yönelik benimsenen sistemler konusunda açıklamalarda bulunmak, bu kapsamda Çalışan Adaylarımız, Çalışanlarımız, Şirket Yetkilileri, Ziyaretçilerimiz, Tedarikçi Yetkilileri ile Üçüncü Kişiler başta olmak üzere Şirketimiz tarafından yapılan kişisel veri işleme faaliyetlerini tanımlamak ve uygulama politikalarımızı belirlemek amacıyla işbu politika kabul edilmiştir.

4. Kapsam ve Sorumlular

İşbu Politika’nın kapsamı, Çalışan Adaylarımızın, Şirket Yetkililerinin, Ziyaretçilerimizin, Tedarikçi Yetkililerinin, Çalışanlarının ve Üçüncü Kişilerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.

Yukarıda belirtilen kategorilerde yer alan kişisel veri sahipleri gruplarına ilişkin işbu Politika’nın uygulama kapsamı Politika’nın tamamı olabileceği gibi (örneğin ziyaretçimiz de olan Çalışan Adaylarımız gibi); yalnızca bir kısım hükümleri de (örneğin yalnızca Ziyaretçilerimiz gibi) olabilecektir.

Şirket’in tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.

Sorumlu Birimler aşağıdaki gibidir;

1. Çalışanların Politika’ya uygun hareket etmesinden sorumludur. (Genel Müdür/Yönetim Kurulu Başkanı)

2. Politika’nın hazırlanması, geliştirilmesi, yürütülmesi, ilgili ortamlarda yayınlanması ve güncellenmesinden sorumludur. (İnsan Kaynakları Müdürü)

3. Politika’nın uygulanmasında ihtiyaç duyulan teknik çözümlerin sunulmasından sorumludur. (Bilgi Teknolojileri Danışmanı)

4. Görevlerine uygun olarak Politika’nın yürütülmesinden sorumludur. (İnsan Kaynakları ve Genel Müdüre Bağlı Birim Müdürleri)

5. Veri ihlalleri bildirimlerini takip ederek Kurum’u ve hukuk danışmanlarını bilgilendirmek (Bölge Müdürleri başta olmak üzere ekip yöneticisi konumunda olan yöneticiler İnsan Kaynakları Müdürü ve Mali İşler Müdürü)

4.1. Kişisel Veri Kategorileri

Aşağıda kategorik bazda ele alınan ve kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; veriler kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya fiziksel veya sanal ortamlarda bulunan veri kayıt sistemlerinin bir parçası olarak manuel ve bazen otomatik yöntemlerle işlenmektedir.

4.1.1. Kimlik Bilgisi

Kişinin kimliğine dair bilgilerin bulunduğu verilerdir; ad-soyad, T.C. kimlik numarası, uyruk bilgisi, doğum yeri, doğum tarihi, cinsiyet gibi bilgileri içeren ehliyet, nüfus cüzdanı gibi belgeler, imza bilgisi vb. bilgiler.

4.1.2. İletişim Bilgisi

Telefon numarası, adres, e-mail adresi gibi bilgiler.

4.1.3. Lokasyon Verisi

Kişisel veri sahibinin Şirket’imiz iş birimleri tarafından yürütülen operasyonlar çerçevesinde, Şirket hizmetlerinin yürütülmesi aşamasında şirket araçlarını kullanırken ve çalışma saatleri içerisinde Çalışanların telefonlarında yer alan konum uygulaması ile bulunduğu yerin konumunu tespit edilirken; GPS lokasyonu, seyahat verileri vb. Şirket’imizde lokasyon verilerini izleme yetkisi danışman şirketin kurduğu sistem ile Şirket yöneticilerindedir. Yöneticilerinin kullanmakta olduğu Şirket telefonları üzerinde kurulan bir uygulama ile Şirket araçlarının lokasyonunun takip edilmesi mümkündür. Lokasyon bilgilerinin kimler tarafından görülebildiği Yetki Matrisi altında düzenlenmektedir.

4.1.4. Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi (Özlük Başlığı Altında)

Şirket iş birimleri tarafından yürütülen operasyonlar çerçevesinde, gerektiğinde yasal zorunluluk kapsamında ilgili kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşmak üzere kişisel veri sahibinin aile bireyleri (Ör: eş, anne, baba, çocuk), yakınları ve acil durumlarda ulaşılabilecek diğer kişiler hakkındaki bilgiler.

4.1.5. Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi

Şirket’imize ait binalar ve koridorlar toplantı odaları ve çalışma alanları başta olmak üzere, fiziksel mekana girişte, fiziksel mekanın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlara ilişkin kişisel veriler ve kamera kayıtları v.b.

4.1.6. Finansal Bilgi

Şirket’in kişisel veri sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler ile banka hesap numarası, IBAN numarası, kredi kartı bilgisi gibi veriler.

4.1.7. Görsel/İşitsel Bilgi

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; fotoğraf ve kamera kayıtları (Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi kapsamında giren kayıtlar hariç), ses kayıtları ile kişisel veri içeren belgelerin kopyası niteliğindeki belgelerde yer alan veriler.

4.1.8. Özlük Bilgisi

Şirket ile çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin özlük haklarının oluşmasına temel olacak bilgilerin elde edilmesine yönelik işlenen adli sicil kaydı, asgari geçim indirimi formu gibi her türlü kişisel veri.

4.1.9. Özel Nitelikli Kişisel Veri

Kanun’nun 6. maddesinde belirtilen veriler (Ör: Kan grubu da dahil sağlık verileri, beden bilgisi gibi).

4.1.10. Mesleki Deneyim

Kişinin mesleğine ve mesleki deneyimlerine ait bilgilerin bulunduğu veriler.

4.1.11. Kılık Kıyafet Verisi

Şirketimiz tarafından Çalışanlara dağıtılmak üzere onlara verilerek zimmetlenen giysilerin hazırlanması amacıyla, kişinin giyim kuşamına ait ayırt edici özelliğe sahip veriler (Ör: beden bilgilerinin bulunduğu veriler).

4.2. Kişisel Veri Sahibi Kategorileri

4.2.1. Çalışan

Şirket tarafından yürütülen etkinlik, çalışan memnuniyeti, insan kaynakları, denetim, hukuki uyum vb. faaliyetler çerçevesinde kişisel verileri işlenen Şirket Çalışanları.

4.2.2. Hizmet Alan Müşterilerimiz

Şirket ile herhangi bir sözleşmesel ilişkisi olup olmadığına bakılmaksızın Şirket iş birimlerinin yürüttüğü operasyonlar kapsamında Şirket’in iş ilişkileri üzerinden kişisel verileri elde edilen tüzel kişiler.

4.2.3. Çalışan Adayı

Şirket’e herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini Şirket’imizin incelemesine açmış olan gerçek kişiler.

4.2.4. Ziyaretçi

Şirket’in sahip olduğu fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerimizi ziyaret eden gerçek kişiler.

4.2.5. Üçüncü Kişi

Bu Politika ve Şirket Çalışanları Kişisel Verilerin Korunması ve Gizlilik Politikası kapsamına girmeyen diğer gerçek kişiler (Ör: Kefil, refakatçi, aile bireyleri ve yakınlar, eski çalışanlar).

4.2.6. Şirket Yetkilisi

Şirket’imizin yönetim kurulu üyesi ve diğer yetkili gerçek kişiler.

4.2.7. İş Birliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları ve Yetkilileri

Şirket’imizin her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğu kurumlarda (iş ortağı, tedarikçi gibi, ancak bunlarla sınırlı olmaksınız) çalışan, bu kurumların yetkilileri dahil olmak üzere, gerçek kişiler.

4.3. Kayıt Ortamları

Kişisel veriler, Şirket tarafından aşağıda belirtilen elektronik ve elektronik olmayan ortamlarda, veri kayıt sisteminin bir parçası olmak kaydıyla hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.

Elektronik Ortamlar: Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veritabanı, web, dosya paylaşım, vb.)  Yazılımlar (ofis yazılımları, portal)  Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb. )  Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü)  Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.) Optik diskler (CD, DVD vb.) Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.) Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi

Elektronik Olmayan Ortamlar: Kağıt, Manuel veri kayıt sistemleri

5. Kişisel Verilerin Korunması

5.1. Kişisel Verilerin Güvenliği

Şirket’imiz, kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır.

5.1.1. Teknik Tedbirler

5.1.1.1. Şirket bünyesinde gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri kurulan teknik sistemlerle denetlenmektedir.

5.1.1.2. Şirket içerisinde ağ ve uygulama güvenliğinin sağlanması adına önlemler alınmakta ve veri kaybı önleme yazılımları kullanılmaktadır.

5.1.2. İdari Tedbirler

5.1.2.1. Çalışanlar, kişisel verilerin korunması hukuku ve kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi konusunda belirli aralıklarla bilgilendirmeler ve eğitimler yapılmakta ve farkındalık çalışmaları gerçekleştirilmektedir.

5.1.2.2. Şirket’imizin yürütmekte olduğu tüm faaliyetler detaylı olarak tüm iş birimleri özelinde analiz edilerek ve mümkün olduğunca azaltarak, bu neticede ilgili iş birimlerinin gerçekleştirmiş olduğu ticari faaliyetler özelinde kişisel veri işleme faaliyetleri ortaya konulmaktadır. Herhangi bir kişisel veriye dair talep veya sorun yaşanması halinde Şirket en hızlı şekilde değerlendirme gerçekleştirerek raporlanmasını sağlamaktadır.

5.1.2.3. Şirket’imizin iş birimlerinin yürütmekte olduğu kişisel veri işleme faaliyetleri; bu faaliyetlerin Kanun’un aradığı kişisel veri işleme şartlarına uygunluğun sağlanması için Şirket tarafından imzalanan tüm sözleşmelere veri güvenliği hükümleri eklenmiştir.

5.1.2.4. İş birimi bazında belirlenen hukuksal uyum gerekliliklerinin sağlanması için ilgili iş birimleri özelinde farkındalık yaratılmakta ve uygulama kuralları belirlenmekte; bu hususların denetimini ve uygulamanın sürekliliğini sağlamak için gerekli idari tedbirler şirket içi disiplin, politika ve prosedürler yoluyla hayata geçirilmektedir.

5.2. Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişimin Engellenmesi

5.2.1. Teknik Tedbirler

5.2.1.1. Teknolojideki gelişmelere uygun teknik önlemler alınmakta, alınan önlemler periyodik olarak güncellenmekte ve yenilenmektedir.

5.2.1.2. İş birimi bazında belirlenen hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak erişim ve yetkilendirme konusunda gerekli teknik çözümler benimsenmektedir. Fiziksel arşivlere erişim konusunda yetki tanımlamaları yapılmaktadır.

5.2.1.3. Yetki matrisi oluşturularak erişim yetkileri sınırlandırılmıştır. Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.

5.2.1.4. Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de gerçekleştirilmektedir.

5.2.1.5. Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kurulmaktadır.

5.2.1.6. Kişisel verilerin toplandığı uygulamalardaki güvenlik açıklarını saptamak için düzenli olarak güvenlik taramalarından geçirilmektedir. Bulunan açıkların kapatılması sağlanmaktadır.

5.2.2. İdari Tedbirler

5.2.2.1. Çalışanlar, kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemek için alınacak teknik tedbirler konusunda bilgilendirilmektedir.

5.2.2.2. İş birimi bazında kişisel veri işlenmesi hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak şirket içinde kişisel verilere erişim ve yetkilendirme süreçleri tasarlanmakta ve uygulanmaktadır. Yetkilendirme Matrisi altında bu yetkilendirmeler belirlenmekte ve Yetkilendirme Matrisi İnsan Kaynakları tarafından güncel tutulmaktadır.

5.2.2.3. Çalışanlar, öğrendikleri kişisel verileri Kanun hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı ve işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır.

5.2.2.4. Şirket’imiz tarafından kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı kişiler ile akdedilen sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlayacağına ilişkin hükümler eklenmektedir.

 

5.3. Kişisel Verilerin Güvenli Ortamlarda Saklanması

5.3.1. Teknik Tedbirler

5.3.1.1. Saklanma alanlarına yönelik anti-virüs, güvenlik duvarları gibi güvenlik sistemleri kurulmakta, alınan önlemler periyodik olarak güncellenmekte, risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek gerekli çözümler araştırılmaktadır.

5.3.1.2. Kişisel verilerin güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak için hukuka uygun bir biçimde yedekleme programları kullanılmaktadır. Saldırı tespit ve önleme sistemleri vasıtası ile girişimler tespit edilmekte ve gerekli önlemler alınmaktadır.

5.3.1.3. Kişisel verilerin bulunduğu arşiv alanlarında erişimler kayıt altına alınarak yetkisiz kişilerin girişleri engellenmekte, olası ihlaller anlık olarak raporlanmaktadır.

5.3.1.4. Kişisel verilerin bulunduğu veri depolama alanlarına erişimler loglanarak uygunsuz erişimler veya erişim denemeleri ilgililere anlık olarak iletilmektedir.

5.3.2. İdari Tedbirler

5.3.2.1. Çalışanlar, kişisel verilerin güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak konusunda eğitilmektedirler.

5.3.2.2. Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında Şirket kurumsal politikaları düzenlenerek uygulanmakta ve belirli aralıklarla kontrolleri sağlanmaktadır.

5.3.2.3. Şirket’imiz tarafından kişisel verilerin saklanması konusunda teknik gereklilikler sebebiyle dışarıdan bir hizmet alınması durumunda, kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı ilgili firmalar ile akdedilen sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlanacağına ilişkin hükümlere yer verilmektedir.

5.4. Tedbirlerin Denetimi

Şirket’imiz Kanun’unun 12. maddesine uygun olarak, danışman avukatları ve bilgi sistemleri danışmanları aracılığıyla 2 yılda bir teknik denetimleri gerçekleştirmektedir. Bu denetim sonuçları Şirket’imizin iç işleyişi kapsamında konu ile ilgili bölüme raporlanmakta ve alınan tedbirlerin iyileştirilmesi için gerekli faaliyetler yürütülmektedir.

5.5. Kişisel Verilerin İfşası Durumunda Alınacak Tedbirler

Şirket’imiz Çalışanlarından herhangi biri kişisel verilerin işbu Politika’ya aykırı şekilde ve kanuni olmayan yollarla elde edildiğine, işlendiğine üçüncü kişilere aktarıldığına, imha edilmesi gerektiği halde imha edilmediğine şahit olursa bu durumu derhal veri sorumlusu olarak belirlenen kişilere iletecektir.

Çalışanların bu kurallara uygun davranması konusunda yöneticilerin takip yükümlülüğü bulunmakta olup, verilerin işbu Politika dışında aktarıldığı ya da işlendiğine dair bir şüphe olması durumunda birim müdürleri İnsan Kaynakları’nı bilgilendirir.

İnsan Kaynakları sözü edilen veri ihlalinin hukuksal sonuç doğurabilecek nitelikte olduğuna karar verirse ilgili hukuk danışmanlarını bilgilendirir.

İlgili veri sorumlusu konuyu disiplin kuruluna sevk edecek ve ihlalde bulunanlar hakkında şirket iç yönergeleri doğrultusunda gerekli önlemler alınacaktır.

Şirket’imiz ayrıca, Kanun’unun 12. maddesine uygun olarak işlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu en kısa sürede ilgili kişisel veri sahibine ve Kurulu’na bildirilmesini sağlayan sistemi yürütmektedir.

Kurul tarafından gerek görülmesi halinde, bu durum, Kurul’un internet sitesinde veya başka bir yöntemle ilan edilebilecektir.

Kurul tarafından verilen uyarıların en geç 30 gün içinde yerine getirilmesi konu hakkında danışmanlık alınmasını gerektiriyorsa ilgili konuda (teknik/hukuksal) danışmanlık alınarak Kurul kararlarının uygulanması sağlanacaktır.

6. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması

Kanun’da birtakım kişisel verilere hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle özel önem atfedilmiştir. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.

Şirket’imiz tarafından, Kanun’da “özel nitelikli” olarak belirlenen ve hukuka uygun olarak işlenen özel nitelikli kişisel verilerin korunmasında hassasiyetle davranılmaktadır. Bu kapsamda, Şirket’imiz tarafından, kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler bakımından özenle uygulanmakta ve Şirket’imiz bünyesinde gerekli denetimler sağlanmaktadır.

7. İş Birimlerinin farkındalık eğitimi ve denetimi

Şirket’imiz, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemeye ve verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için iş birimlerine gerekli eğitimlerin düzenlenmesini sağlamaktadır.

Şirket’imiz iş birimlerinin mevcut çalışanlarının ve iş birimi bünyesine yeni dahil olmuş Çalışanların kişisel verilerin korunması konusunda farkındalığının oluşması için gerekli sistemler kurulmakta, konuya ilişkin ihtiyaç duyulması halinde profesyonel kişiler ile çalışılmaktadır.

Şirket’imizin iş birimlerinin kişisel verilerin korunması ve işlenmesi konusunda farkındalığın artırılmasına yönelik yürütülen eğitim sonuçları Şirket’imize raporlanmaktadır. Şirket’imiz bu doğrultuda ilgili eğitimlere, seminerlere ve bilgilendirme oturumlarına yapılan katılımları değerlendirmekte ve gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır. Şirket’imiz, ilgili mevzuatın güncellenmesine paralel olarak eğitimlerini güncellemekte ve yenilemektedir.

8. Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Hususlar

8.1. Mevzuatta Öngörülen İlkelere Uygun Olarak İşlenmesi

8.1.1. Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme

Şirket’imiz, kişisel verilerin işlenmesinde hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile genel güven ve dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir. Bu kapsamda Şirket’imiz, kişisel verilerin işlenmesinde orantılılık gerekliliklerini dikkate almakta, kişisel verileri amacın gerektirdiği dışında kullanmamaktadır.

8.1.2. Doğru ve Güncel Olmasını Sağlama

Şirket’imiz, kişisel veri sahiplerinin temel haklarını ve kendi meşru menfaatlerini dikkate alarak işlediği kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamaktadır. Bu doğrultuda gerekli tedbirleri almaktadır. Verilerin geçerliliği ortadan kalktığında imha edilmesini sağlamaktadır.

8.1.3. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme

Şirket’imiz, meşru ve hukuka uygun olan kişisel veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirlemektedir. Şirket’imiz, yürütmekte olduğu ticari faaliyet ile bağlantılı ve bunlar için gerekli olan kadar işlemektedir. Şirket’imiz tarafından kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği henüz kişisel veri işleme faaliyeti başlamadan ortaya konulmaktadır.

8.1.4. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü olma

Şirket’imiz, kişisel verileri belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli bir biçimde işlemekte ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınmaktadır. Örneğin, sonradan ortaya çıkması muhtemel ihtiyaçların karşılanmasına yönelik kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmemektedir.

8.1.5. Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme

Şirket’imiz, kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, Şirket’imiz öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmakta, bir süre belirlenmemişse kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklamaktadır. Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler Şirket’imiz tarafından silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Gelecekte kullanma ihtimali ile Şirket’imiz tarafından kişisel veriler saklanmamaktadır.

9. Kişisel Verileri, Kanun’un 5. Maddesinde Belirtilen Kişisel Veri İşleme Şartlarından Bir veya Birkaçına Dayalı ve Bu Şartlarla Sınırlı Olarak İşleme

Kişisel verilerin korunması Anayasal bir haktır. Temel hak ve hürriyetler, özlerine dokunulmaksızın yalnızca Anayasa’nın ilgili maddelerinde belirtilen sebeplere bağlı olarak ve ancak kanunla sınırlanabilir. Anayasa’nın 20. maddesinin üçüncü fıkrası gereğince, kişisel veriler ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlenebilecektir. Şirket’imiz bu doğrultuda ve Anayasa’ya uygun bir biçimde; kişisel verileri, ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlemektedir.

10. Kişisel Veri Sahibinin Aydınlatılması ve Bilgilendirilmesi

Şirket’imiz, Kanun’unun 10. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında Kişisel Veri Sahiplerini aydınlatmaktadır. Bu kapsamda Şirket’imiz, varsa temsilcisinin kimliği, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile kişisel veri sahibinin sahip olduğu hakları konusunda aydınlatma yapmaktadır.

Anayasa’nın 20. maddesinde herkesin, kendisiyle ilgili kişisel veriler hakkında bilgilendirilme hakkına sahip olduğu ortaya konulmuştur. Bu doğrultuda Kanun’un 11. maddesinde kişisel veri sahibinin hakları arasında “bilgi talep etme”de sayılmıştır. Şirket’imiz bu kapsamda, Anayasa’nın 20. ve Kanun’unun 11. maddelerine uygun olarak Kişisel Veri Sahibi’nin bilgi talep etmesi durumunda gerekli bilgilendirmeyi yapmaktadır.

11. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi

Şirket’imiz tarafından, Kanun ile “özel nitelikli” olarak belirlenen kişisel verilerin işlenmesinde, Kanun’da öngörülen düzenlemelere hassasiyetle uygun davranılmaktadır.

Kanun’un 6. maddesinde, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski taşıyan bir takım kişisel veri “özel nitelikli” olarak belirlenmiştir. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.

Kanun’a uygun bir biçimde Şirket’imiz tarafından; özel nitelikli kişisel veriler, Kurul tarafından belirlenecek olan yeterli önlemlerin alınması kaydıyla aşağıdaki durumlarda işlenmektedir:

11.1. Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise veya

11.2. Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise;

11.2.1. Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde,

11.2.2. Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmektedir.

12. Verilerin Üçüncü Kişilere Aktarılması

Şirket’imiz, hukuka uygun olan kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemlerini alarak kişisel veri sahibinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini üçüncü kişilere aktarabilmektedir. Bu durum kimi zaman yasal bir zorunluluk gereği kamu kurum ve kuruluşlarına aktarım yapılması şeklinde olabileceği gibi bazen de sözleşmesel yükümlülüklerimizin yerine getirilmesinin bir gereği olarak üçüncü kişilere aktarım şeklinde gerçekleştirilebilmektedir. Şirket’imiz bu doğrultuda Kanun’un 8. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir.

Şirket’imiz tarafından herhangi bir veri aktarımı olması halinde veri aktarılan kişilerin veri sorumlusu veya veri işleyen olması durumlarına göre gerekli sözleşmeler imzalatılır. Şirket’imiz meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda aşağıda sayılan Kanun’un 5. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve sınırlı olarak kişisel verileri üçüncü kişilere aktarabilmektedir:

12.1.1. Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise,

12.1.2. Kanunlarda kişisel verinin aktarılacağına ilişkin açık bir düzenleme var ise,

12.1.3. Kişisel veri sahibinin veya başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu ise ve kişisel veri sahibi fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda ise veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmıyorsa;

12.1.4. Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verinin aktarılması gerekli ise,

12.1.5. Şirket’imizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için kişisel veri aktarımı zorunlu ise,

12.1.6. Kişisel veriler, kişisel veri sahibi tarafından alenileştirilmiş ise,

12.1.7. Kişisel veri aktarımı bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise,

12.1.8. Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek koşuluyla.

12.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Aktarılması

Şirket’imiz gerekli özeni göstererek, gerekli güvenlik tedbirlerini alarak ve Kurul tarafından öngörülen yeterli önlemleri alarak; meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda kişisel veri sahibinin özel nitelikli kişisel verilerini aşağıdaki durumlarda üçüncü kişilere aktarabilmektedir.

Veri sahibinin açık rızasına dayalı olarak ve iş güvenliği, sigorta yükümlülüklerinin yerine getirilmesi ve özlük haklarının yerine getirilmesi amacıyla gerekli kurum ve kuruluşlara veri aktarımı yapılmaktadır.

Bu haller dışında “Kit Group Tanıtım Pazarlama Ticaret A.Ş.” tarafından özel nitelikli kişisel verilerin üçüncü kişilere aktarımı söz konusu değildir.

13. Verilerin Yurt Dışına Aktarılması

Şirketimiz özel nitelikli olsun ya da olmasın herhangi bir Kişisel Veriyi yurt dışına aktarmamaktadır.

14. İşlenme Amaçları

Şirket’imiz Kanun’un 5. maddesinin 2. fıkrasında ve 6. maddenin 3. fıkrasında belirtilen kişisel veri işleme şartları içerisindeki amaçlarla ve koşullarla sınırlı olarak kişisel verileri işlemektedir. Bu amaçlar ve koşullar;

14.1.1. Şirket’imizin ilgili faaliyette bulunmasının Kanunlarda açıkça öngörülmesi

14.1.2. Şirket’imiz tarafından işlenmesinin bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili ve gerekli olması

14.1.3. Şirket’imizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması

14.1.4. Veri sahipleri tarafından alenileştirilmiş olması şartıyla veri sahibinin alenileştirme amacıyla sınırlı bir şekilde Şirketimiz tarafından işlenmesi

14.1.5. Kişisel verilerin Şirket’imiz tarafından işlenmesinin Şirket’imizin veya veri sahiplerinin veya üçüncü kişilerin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması

14.1.6. Veri sahiplerinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirket’imiz meşru menfaatleri için kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmasının zorunlu olması

14.1.7. Şirket’imiz tarafından kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmasının kişisel veri sahibinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması ve bu durumda da kişisel veri sahibinin fiili veya hukuki geçersizlik nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunması

14.1.8. Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler açısından kanunlarda öngörülmüş olması

14.1.9. Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri açısından ise kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmesidir.

14.1.10. Çalışan adaylarının başvuru, seçme ve yerleştirme süreçlerinin yürütülmesi işlemleri

14.1.11. Çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilerek, yan hak ve menfaat süreçlerinin yürütülmesi amacı

14.1.12. İnsan kaynakları süreçlerinin yürütülmesi ve uygulanan ücret politikasının belirlenmesi

14.1.13. Şirket tarafından işlenen kişisel verilerin doğruluk ve güncelliklerinin bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülerek veri sorumlusu Şirket’in operasyonlarının güvenliğinin temini

14.1.14. Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi

14.1.15. Şirket içi denetim ve etik faaliyetlerin yürütülmesi,

14.1.16. İş faaliyetlerinin yürütülmesi ve denetimi gerçekleştirilerek iş sürekliliğinin sağlanması, iş süreçlerine ilişkin önerilerin alınarak değerlendirilmesi

14.1.17. Çalışanların eğitim faaliyetlerinin ve performans değerlendirme süreçlerinin yürütülerek yetenek ve kariyer gelişim faaliyetlerinin yürütülmesi

14.1.18. Görevlendirme süreçlerinin ve erişim yetkilerinin yürütülmesi

14.1.19. Finans, muhasebe ve yatırım süreçlerinin yürütülmesi

14.1.20. Şirket içenin kameralarla izlenmesi vasıtasıyla fiziksel mekan güvenliğinin sağlanması, ayrıca taşınır mal ve kaynaklarının güvenliğinin temin edilmesi

14.1.21. İç denetim, soruşturma, istihbarat faaliyetlerinin yürütülmesi

14.1.22. Şirket içi ve dışında iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi,

14.1.23. İş sağlığı ve güvenliği süreçlerinin yürütülmesi

14.1.24. Hizmetlerin operasyon süreçlerinin yürütülmesi sağlanarak satım süreçlerinin gerçekleştirilmesi ve satım sonrasın destek hizmetlerinin sağlanması

14.1.25. Müşteri ilişkileri yönetiminin sağlanması amacıyla müşteri memnuniyetine ilişkin aktivitelerin gerçekleştirilmesi

14.1.26. Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi

14.1.27. Şirket adına imzalanan sözleşme süreçlerinin yürütülmesi

14.1.28. Kişisel veri ve özel nitelikle kişisel verilerin veri sahiplerinden alınarak gerektiği hallerde yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi

14.1.29. Şirket’in tedarikçilerinden mal veya hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi

14.1.30. Şirket’in yönetim faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi

Bu kapsamda Şirket’imiz, kişisel verilerinizi başlıca aşağıdaki amaçlarla işlemektedir. Bu amaçlar zaman içerisinde değişebilecek olup ilgili güncellemeler yapılacaktır.

Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi bahsi geçen amaçlarla gerçekleştirilen işleme faaliyetinin, Kanun kapsamında öngörülen şartlardan herhangi birini karşılamıyor olması halinde, ilgili işleme sürecine ilişkin olarak Şirket’imiz tarafından açık rızanız temin edilmektedir.

15. Saklama Süreleri

Şirket’imiz, ilgili kanunlarda ve mevzuatlarda öngörülmesi durumunda kişisel verileri bu mevzuatlarda belirtilen süre boyunca saklamaktadır. Saklama süreleri GRAVİTAL MEDYA İLETİŞİM DANIŞMANLIĞIA.Ş. veri envanterlerinde her bir veri kategorisi bazında belirtilmektedir.

Kişisel verilerin ne kadar süre boyunca saklanması gerektiğine ilişkin mevzuatta bir süre düzenlenmemişse, Kişisel Veriler Şirket’imizin o veriyi işlerken yürütülen faaliyet ile bağlı olarak Şirket’imizin uygulamaları ve ticari yaşamının teamülleri uyarınca işlenmesini gerektiren süre kadar işlenmekte daha sonra silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş; ilgili mevzuat ve Şirket’imizin belirlediği saklama sürelerinin de sonuna gelinmişse; kişisel veriler yalnızca olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi veya kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis edilmesi amacıyla yasal zamanaşımı ve hak düşürücü süreler dikkate alınarak saklanabilmektedir. Buradaki sürelerin tesisinde bahsi geçen hakkın ileri sürülebilmesine yönelik zaman aşımı süreleri ile zaman aşımı sürelerinin geçmesine rağmen daha önce aynı konularda Şirket’imize yöneltilen taleplerdeki örnekler esas alınarak saklama süreleri belirlenmektedir. Bu durumda saklanan kişisel verilere herhangi bir başka amaçla erişilmemekte ve ancak ilgili hukuki uyuşmazlıkta kullanılması gerektiği zaman ilgili kişisel verilere erişim sağlanmaktadır. Burada da bahsi geçen süre sona erdikten sonra kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

16. Bina Girişleri ile İçerisinde Yapılan Kişisel Veri İşleme Faaliyetleri ile İnternet Sitesi Ziyaretçileri

Şirket’imiz tarafından güvenliğin sağlanması amacıyla, Şirket’imizin binalarında ve tesislerinde güvenlik kamerasıyla izleme faaliyeti ile misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır.

Güvenlik kameraları kullanılması ve misafir giriş çıkışlarının kayıt altına alınması yoluyla Şirket’imiz tarafından kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmüş olmaktadır.

16.1. Şirketimizin Bina ve İçerisinde Yürütülen Kamera ile İzleme Faaliyeti

16.1.1. Kamera ile İzleme Faaliyetinin Yasal Dayanağı

Şirket’imiz tarafından yürütülen kamera ile izleme faaliyeti, Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun ve ilgili mevzuata uygun olarak sürdürülmektedir.

16.1.2. Veri Koruma Mevzuatına Göre Güvenlik Kamerası ile İzleme Faaliyeti Yürütülmesi

Şirket’imiz tarafından güvenlik amacıyla kamera ile izleme faaliyeti yürütülmesinde Kanun’da yer alan düzenlemelere uygun hareket edilmektedir. Şirket’imiz, bina ve tesislerinde güvenliğin sağlanması amacıyla, yürürlükte bulunan ilgili mevzuatta öngörülen amaçlarla ve Kanun’da sayılan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak güvenlik kamerası izleme faaliyetinde bulunmaktadır.

16.1.3. Kamera ile İzleme Faaliyetinin Duyurulması

Şirket’imiz tarafından Kanun’un 10. Maddesine uygun olarak, kişisel veri sahibi aydınlatılmaktadır. Şirketimiz, genel hususlara ilişkin olarak yaptığı aydınlatmanın kamera ile izleme faaliyetine ilişkin birden fazla yöntem ile bildirimde bulunmaktadır. Böylelikle, kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar verilmesinin engellenmesi, şeffaflığın ve kişisel veri sahibinin aydınlatılmasının sağlanması amaçlanmaktadır.

Şirket’imiz tarafından kamera ile izleme faaliyetine yönelik olarak; Şirket’imizin internet sitesinde işbu Politika yayımlanmakta (çevrimiçi politika düzenlemesi) ve izlemenin yapıldığı alanların girişlerine izleme yapılacağına ilişkin bildirim yazısı asılmaktadır (yerinde aydınlatma).

16.1.4. Kamera ile İzleme Faaliyetinin Yürütülme Amacı ve Amaçla Sınırlılık

Şirket’imiz, Kanun’un 4. maddesine uygun olarak, kişisel verileri işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde işlemektedir.

Şirket’imiz tarafından video kamera ile izleme faaliyetinin sürdürülmesindeki amaç bu Politika’da sayılan amaçlarla sınırlıdır. Bu doğrultuda, güvenlik kameralarının izleme alanları, sayısı ve ne zaman izleme yapılacağı, güvenlik amacına ulaşmak için yeterli ve bu amaçla sınırlı olarak uygulamaya alınmaktadır. Kişinin mahremiyetini güvenlik amaçlarını aşan şekilde müdahale sonucu doğurabilecek alanlarda (örneğin, tuvaletler) izlemeye tabi tutulmamaktadır.

16.1.5. Elde Edilen Verilerin Güvenliğinin Sağlanması

Şirket’imiz tarafından Kanun’un 12. maddesine uygun olarak, kamera ile izleme faaliyeti sonucunda elde edilen kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.

16.1.6. Kamera ile İzleme Faaliyeti ile Elde Edilen Kişisel Verilerin Muhafaza Süresi

Şirket’imizin, kamera ile izleme faaliyeti ile elde edilen kişisel verileri muhafaza süresi ile ilgili ayrıntılı bilgiye işbu Politika’nın Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri maddesinde yer verilmiştir.

16.1.7. İzleme Sonucunda Elde Edilen Bilgilere Kimlerin Erişebildiği ve Bu Bilgilerin Kimlere Aktarıldığı

Canlı kamera görüntüleri ile dijital ortamda kaydedilen ve muhafaza edilen kayıtlara yalnızca sınırlı sayıda Şirket çalışanının erişimi bulunmaktadır. Kayıtlara erişimi olan sınırlı sayıda kişi gizlilik taahhütnamesi ile eriştiği verilerin gizliliğini koruyacağını beyan etmektedir.

16.2. Şirket’imizin Binalarında Ziyaretçi’lerimize Sağlanan İnternet Erişimlerine İlişkin Kayıtların Saklanması

Şirket’imiz tarafından güvenliğin sağlanması ve işbu Politika’da belirtilen amaçlarla; Şirket’imiz tarafından bina ve tesislerimiz içerisinde kaldığınız süre boyunca talep eden Ziyaretçi’lerimize internet erişimi sağlanabilmektedir. Bu durumda internet erişimlerinize ilişkin log kayıtları 5651 Sayılı Kanun ve bu Kanuna göre düzenlenmiş olan mevzuatın amir hükümlerine göre kayıt altına alınmakta; bu kayıtlar ancak yetkili kamu kurum ve kuruluşları tarafından talep edilmesi veya Şirketimiz içinde gerçekleştirilecek denetim süreçlerinde ilgili hukuki yükümlülüğümüzü yerine getirmek amacıyla işlenmektedir.

Bu çerçevede elde edilen log kayıtlarına yalnızca sınırlı sayıda Şirket’imiz çalışanının erişimi bulunmaktadır. Bahsi geçen kayıtlara erişimi olan Şirket’imiz çalışanları bu kayıtları yalnızca yetkili kamu kurum ve kuruluşundan gelen talep veya denetim süreçlerinde kullanmak üzere erişmekte ve hukuken yetkili olan kişilerle paylaşmaktadır. Kayıtlara erişimi olan sınırlı sayıda kişi gizlilik taahhütnamesi ile eriştiği verilerin gizliliğini koruyacağını beyan etmektedir.

16.3. İnternet Sitesi Ziyaretçileri

Şirket’imizin sahibi olduğu internet sitelerinde; bu siteleri ziyaret eden kişilerin sitelerdeki ziyaretlerini ziyaret amaçlarıyla uygun bir şekilde gerçekleştirmelerini temin etmek; kendilerine özelleştirilmiş içerikler gösterebilmek ve çevrimiçi reklamcılık faaliyetlerinde bulunabilmek maksadıyla teknik vasıtalarla (Örn. Kurabiyeler-cookie gibi) site içerisindeki internet hareketlerini kaydedilmektedir.

Şirket’imiz yapmış olduğu bu faaliyetlere ilişkin kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin detaylı açıklamalar ilgili internet sitelerinin “İnternet Sitesi Gizlilik Politikası” metinleri içerisinde yer almaktadır.

17. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonimleştirilmesi

Türk Ceza Kanunu’nun 138. maddesinde ve Kanun’un 7. maddesinde düzenlendiği üzere ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Şirket’imizin kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Bu kapsamda Şirket’imiz ilgili yükümlülüğünü bu bölümde açıklanan yöntemlerle yerine getirmektedir.

17.1. Silinme ve Yok Edilme Teknikleri

İlgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel verileri silebilir veya yok edebilir. Şirketimiz tarafından en çok kullanılan silme veya yok etme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır:

17.1.1. Fiziksel Olarak Yok Etme

Kişisel veriler herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla da işlenebilmektedir. Bu tür veriler silinirken/yok edilirken kişisel verinin sonradan kullanılamayacak biçimde fiziksel olarak yok edilmesi sistemi uygulanmaktadır.

17.1.2. Yazılımdan Güvenli Olarak Silme

Tamamen veya kısmen otomatik olan yollarla işlenen ve dijital ortamlarda muhafaza edilen veriler silinirken/yok edilirken; bir daha kurtarılamayacak biçimde verinin ilgili yazılımdan silinmesine ilişkin yöntemler kullanılır.

17.2. Anonim Hale Getirme Teknikleri

Kişisel verilerin anonimleştirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini ifade eder. Şirket’imiz, hukuka uygun olarak işlenen kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalktığında kişisel verileri anonimleştirebilmektedir.

Şirket’imiz tarafından kullanılan anonimleştirme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır.

17.2.1. Maskeleme

Veri maskeleme ile kişisel verinin temel belirleyici bilgisini veri seti içerisinden çıkartılarak kişisel verinin anonim hale getirilmesi yöntemidir.

17.2.2. Toplulaştırma

Veri toplulaştırma yöntemi ile birçok veri toplulaştırılmakta ve kişisel veriler herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmektedir.

17.2.3. Veri Türetme

Veri türetme yöntemi ile kişisel verinin içeriğinden daha genel bir içerik oluşturulmakta ve kişisel verinin herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi sağlanmaktadır.

17.2.4. Veri Karıştırma

Veri karma yöntemi ile kişisel veri seti içindeki değerlerinin karıştırılarak değerler ile kişiler arasındaki bağın kopartılması sağlanmaktadır.

18. Çalışan Adayları’nın Kişisel Verilerinin İşlenmesi

Çalışan Adayları’nın işe alım sürecinde toplanan kişisel verileri ile işin niteliğine göre toplanan özel nitelikli kişisel verileri, Şirket’imiz tarafından; Politika’nın çeşitli maddelerinde ve aşağıda sıralanan amaçlarla işlenmektedir:

18.1. Çalışan Adayı’nın niteliğini, tecrübesini ve ilgisini açık pozisyona uygunluğunu değerlendirmek,

18.2. Gerektiği takdirde, Çalışan Adayı’nın ilettiği bilgilerin doğruluğunun kontrolünü yapmak veya üçüncü kişilerle iletişime geçip Çalışan Adayı hakkında araştırma yapmak,

18.3. Başvuru ve işe alım süreci hakkında Çalışan Adayı ile iletişime geçmek veya uygun olduğu takdirde, sonradan yurtiçinde açılan herhangi bir pozisyon için aday ile iletişime geçmek,

18.4. İlgili mevzuatın gereklerini ya da yetkili kurum veya kuruluşların taleplerini karşılamak,

18.5. Şirket’imizin uyguladığı işe alım ilkelerini geliştirmek ve iyileştirmek.

18.6. Çalışan Adayı’nın kişisel verileri aşağıdaki yöntem ve vasıtalarla toplanabilmektedir:

18.7. Yazılı veya elektronik ortamda yayınlanan dijital başvuru formu;

18.8. Çalışan Adayı’nın Şirket’imize e-posta, kargo, referans ve benzeri yöntemlerle ulaştırdıkları özgeçmişler;

18.9. Video konferans, telefon gibi araçlarla veya yüz yüze mülakat yapılan hallerde, mülakat sırasında;

18.10. Çalışan Adayı tarafından iletilen bilgilerin doğruluğunu teyit etmek amacıyla yapılan kontroller ile Şirket’imiz tarafından yapılan araştırmalar;

18.11. Tecrübesi olan uzman kişiler tarafından yapılan ve sonuçları incelenen yetenek ve kişilik özelliklerini tespit eden işe alım testleri.

19. Komite

Şirket’imiz tarafından Kanun düzenlemelerine uygun hareket edilmesi ve Kişisel Verilerin Korunması ve Gizlilik Politikası ve işbu Politika’ya bağlı ve ilişkili diğer politikaları yönetmek üzere Şirket üst yönetiminin kararı gereğince Kişisel Verilerin Korunması Komitesi (“Komite”) kurulmuştur.

Komite’nin görevleri:

19.1. Kişisel verilerin korunması ve işlenmesi ile ilgili temel politikaları ve gerektiğinde değişiklikleri hazırlamak ve yürürlüğe koymak ve üst yönetiminin onayına sunmak üzere Üst Yönetim’e iletmek.

19.2. Kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin politikaların uygulanması ve denetiminin ne şekilde yerine getirileceğine karar vermek ve bu çerçevede şirket içi görevlendirmede bulunulması ve koordinasyonun sağlanması hususlarını üst yönetimin onayına sunmak üzere Üst Yönetim’e iletmek.

19.3. Kanun ve ilgili mevzuata uyumun sağlanması için yapılması gereken hususları tespit etmek ve üst yönetimin onayına sunmak, uygulanmasını gözetmek ve koordinasyonunu sağlamak üzere Üst Yönetim’e iletmek.

19.4. Kişisel verilerin korunması ve işlenmesi konusunda Şirketimiz içerisinde ve Şirket’imizin işbirliği içerisinde olduğu kurumlar nezdinde farkındalığı arttırmak.

19.5. Şirket’imizin kişisel veri işleme faaliyetlerinde oluşabilecek riskleri tespit ederek gerekli önlemlerin alınmasını temin etmek; iyileştirme önerilerini üst yönetimin onayına sunmak üzere Üst Yönetim’e iletmek.

19.6. Kişisel verilerin korunması ve politikaların uygulanması ve yayılımı konusunda, kişisel veri sahiplerinin kişisel veri işleme faaliyetleri ve kanuni hakları konusunda bilgilendirilmelerinin sağlanması yönünde eğitimler düzenlenmesini sağlamak üzere Üst Yönetim’e iletmek.

19.7. Kişisel veri sahiplerinin başvurularını en üst düzeyde karara bağlamak üzere Üst Yönetim’e iletmek.

19.8. Kişisel verilerin korunması konusundaki gelişmeleri ve düzenlemeleri takip etmek; bu gelişmelere ve düzenlemelere uygun olarak Şirket’imiz içinde yapılması gerekenler konusundaki önerilerini Üst Yönetim’e iletmek.

19.9. Kurul ve Kurumu ile olan ilişkileri Üst Yönetim’in koordinasyonunda yürütmek.

19.10. Şirket Üst Yönetiminin kişisel verilerin korunması konusunda vereceği diğer görevleri icra etmek.

20. Kişisel Verilerle İlgili Talepler İçin Kullanılacak Ortamlar ve Taleplerin Değerlendirilmesi

Şirket’imiz, kişisel veri sahiplerinin haklarının değerlendirilmesi ve kişisel veri sahiplerine gereken bilgilendirmenin yapılması için Kanun’un 13. maddesine uygun olarak gerekli kanalları, iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir.

Kişisel veri sahipleri aşağıda sıralanan haklarına ilişkin taleplerini yazılı olarak Şirket’imize iletmeleri durumunda Şirket’imiz talebin niteliğine göre talebi en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırmaktadır. Ancak, Kurula bir ücret öngörülmesi hâlinde, Şirket’imiz tarafından Kurulca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır.

20.1. Kişisel Veri Sahibinin Hakları;

20.1.1. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

20.1.2. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

20.1.3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

20.1.4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

20.1.5. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

20.1.6. Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

20.1.7. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

20.1.8. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme, haklarına sahiptir.

20.2. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını İleri Süremeyeceği Haller

Kişisel veri sahipleri, Kanun’un 28. maddesi gereğince aşağıdaki haller Kanun kapsamı dışında tutulduğundan, kişisel veri sahiplerinin bu konularda 25.1’de sayılan haklarını ileri süremezler:

20.2.1. Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.

20.2.2. Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.

20.2.3. Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.

20.2.4. Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

Kanun’un 28/2 maddesi gereğince; aşağıda sıralanan hallerde kişisel veri sahipleri zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç, 25.1’de sayılan diğer haklarını ileri süremezler:

20.2.5. Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.

20.2.6. Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.

20.2.7. Kişisel veri işlemenin Kanun’un verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.

20.2.8. Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.

20.3. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması

Kişisel Veri Sahipleri bu bölümün 25.1 Başlığı altında sıralanan haklarına ilişkin taleplerini kimliklerini tespit edecek bilgi ve belgelerle ve aşağıda belirtilen yöntemlerle veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle Ek-1’de yer alan Başvuru Formu’nu doldurup imzalayarak Şirket’imize ücretsiz olarak iletebileceklerdir:

20.3.1. Web sitesindeki formun doldurulduktan sonra ıslak imzalı bir nüshasının bizzat elden veya iadeli taahhütlü posta aracılığı ile Şirket merkez adresine iletilmesi

20.3.2. Web sitesindeki formun doldurulup 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamındaki “güvenli elektronik imza”nızla imzalandıktan sonra güvenli elektronik imzalı formun Şirket’imizin kep eposta adresine kayıtlı elektronik posta ile veya başvuru formunda belirtilmiş diğer yollar ile gönderilmesi

Kişisel veri sahipleri adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için veri sahibi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.

20.4. Kişisel Veri Sahibinin Kurul’a Şikâyette Bulunma Hakkı

Kişisel veri sahibi Kanun’un 14. maddesi gereğince başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; Şirket’imizin cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurul’a şikâyette bulunabilir.

21. Başvurulara Cevap Verilmesi

Şirket’imize yalnızca Şirket’imizin Kanun kapsamında veri sorumlusu sayıldığı durumlarda başvuru yapılması gerekmektedir.

21.1. Başvurulara Cevap Verilme Usulü ve Süresi

Kişisel veri sahibinin, 25.3 başlıklı kısmında yer alan usule uygun olarak talebini Şirket’imize iletmesi durumunda Şirket’imiz talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde ilgili talebi ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, Kurulca bir ücret öngörülmesi hâlinde, Şirket’imiz tarafından başvuru sahibinden Kurulca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır.

21.2. Başvuruda Bulunan Kişisel Veri Sahibinden Talep Edebileceği Bilgiler

Başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep edebilir. Kişisel veri sahibinin başvurusunda yer alan hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.

21.3. Kişisel Veri Sahibinin Başvurusunu Reddetme Hakkı

Aşağıda yer alan hallerde başvuruda bulunan kişinin başvurusunu, gerekçesini açıklayarak reddedebilir:

21.3.1. Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.

21.3.2. Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.

21.3.3. Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.

21.3.4. Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

21.3.5. Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.

21.3.6. Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.

21.3.7. Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.

21.3.8. Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.

21.3.9. Kişisel veri sahibinin talebinin diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engelleme ihtimali olması

21.3.10. Orantısız çaba gerektiren taleplerde bulunulmuş olması.

21.3.11. Talep edilen bilginin kamuya açık bir bilgi olması.